IPMA Advanced Course: Auditing and health checks of project management

Af Paul Lysholdt Rasmussen, 19. marts 2009

Fakta

Læs mere om kurserne her. De afholdes næste gang til oktober i Kroatien og så den 3.-6. marts 2010 igen i Hillerød.

Underviser

Instruktør på ” Auditing and health checks of project management” var professor Mary McKinlay. Bag den ydmyge hjemmeside gemmer sig en meget rutineret projektleder med tung viden og erfaring indenfor auditering af projekt- og programledelse.

Indledning

Den 5. – 7. marts 2009 deltog jeg for første gang i et IPMA Advanced Course. IPMA udbyder i alt otte kurser, som forløber parallelt over tre dage, med fælles rammer, fælles frokost og middag samt en fælles ekskursion - i år med tre alternativer, jeg deltog selv i et besøg på Louisiana, hvor vi fik en kort introduktion til Max Ernst.

På kurset var vi otte deltagere fra seks nationer og mange forskellige brancher, så der var rig mulighed for at udveksle erfaringer både i forhold til auditering og generelt.

Beskrivelse

Ordet audit skurrer nok i manges ører, men det vi lærte om var en konstruktiv og for projektet lærende tilgang til auditering/sundhedstjek.

Auditering er i denne sammenhæng karakteriseret ved at være:

• Systematisk, dvs. der er en velfineret proces for etablering, planlægning, gennemførelse, rapportering og afslutning af en audit
• Uafhængig, for at sikre objektivitet
• Evaluerende, dvs. der kommer specifikke anbefalinger ud af audit
• Kooperativ, dvs. audit sker i samarbejdende form og med kommunikation før, under og efter forløbet, for ikke at skabe støj om formål og resultater

Det er projekt- og/eller programledelsen der auditeres, ikke resultatet af projektet eller programmet. Og det er ikke personerne der auditeres, men projektet eller programmet som sådan.

Et auditforløb gribes an som - og er i sin natur - et projekt. Det har typisk følgende forløb:

• Beslutning om at gennemføre audit
• Kontrakt med auditejer (typisk projektejer) om forløbet, herunder formulering af formål, scope, konsekvenser og kommunikation
• Analyse af situationen, hvor auditor(er) sætter sig ind i den underliggende projektmodel med tilhørende processer
• Planlægning og organisering, hvor de forskellige roller afklares, tidsplanen fastlægges (kort, allerhøjest 2-3 uger) og tjeklister tilpasses
• Analyse af program-/projektledelse. Forskellige teknikker kan anvendes, normalt i kombination: dokumentanalyse, interviews, observationer på møder og selv-vurdering
• Udarbejdelse af auditrapport med management summary og konklusioner
• Præsentation, hvor rapporten introduceres og gennemgås for auditejer
• Yderligere kommunikation
• Afslutning

Anvendt hensigtsmæssigt kan disse auditeringer bruges til løbende at følge projektet og komme med forslag til justeringer af managementsiden.

Vurdering

Et dejligt, struktureret kursus, med anvendeligt kursusmateriale, lige til at tage hjem og benytte.

Vi har fået alle de gode argumenter for at gennemføre en audit på den gode måde, dvs. ikke som en razzia, men som en konstruktiv måde til at blive bedre til projektarbejde.

Vi fik en generel, struktureret model til at gennemføre audits efter. Vi fik flere gode værktøjer, hvoraf nogle også blev afprøvet i praksis. Så værktøjskassen er i orden, og vi er dermed godt rustede til at gennemføre en audit.

Jeg kunne ønske at det blev strammet lidt op, for den sidste dag var lidt tynd. Men til Mary KcKinlayts undskyldning tjener at hendes medunderviser Martina Huemann havde meldt forfald, og det ville bestemt have givet mere dynamik, hvis der havde været to undervisere.

Jeg kan varmt anbefale kurset, og jeg skal helt sikkert forsøge at få indpasset et af de andre kurser i min kompetenceudviklingsplan. Specielt har jeg kig på "Managing project risk, uncertainty and values in new ways".